- Subsídios são limitados a bibliotecas e arquivos localizados dentro da América Latina.

- Instituições elegíveis devem tornar seus acervos prontamente acessíveis para todos os estudantes e pesquisadores qualificados.

- Propostas qualificadas devem endereçar necessidades associadas a acervos de pesquisas de valor. Tais coleções abrangerão importantes acervos de pesquisas básicas como manuscritos, documentos, jornais, fotografias, mapas, teses ou panfletos. Coleções não-especializadas não são qualificadas para obtenção de recursos; nem coleções de objetos de arte, história natural ou cultura material. Em casos de dúvidas, contate o Diretor do Programa.

- Propostas baseadas em acervos fotográficos devem documentar claramente a importância da coleção por meio de um resumo detalhado de itens e de uma avaliação do seu valor para pesquisa. Para coleções fotográficas que não foram catalogadas, o Comité do Programa considerará pequenos subsídios para ajudar instituições a conduzirem avaliações iniciais de seus acervos. Dadas as demandas técnicas e despesas acarretadas no fornecimento de descrições bibliográficas e preservação de materiais fotográficos, propostas focadas nessas atividades devem demonstrar uma completa compreensão de boas práticas comumente aceitas.

- A ajuda do Programa está limitada a um máximo de US$30,000 para um projeto completo, qualquer que seja sua duração. A maioria dos projetos devem ser completados dentro de um ano, e poucos projetos devem necessitar de mais de dois anos para serem completados.

- Qualquer instituição só é elegível para receber um subsídio do Programa de cada vez. Uma vez que a instituição cumpriu o projeto, está apta a apresentar outra proposta. Repositórios que ainda não receberam apoio do Programa terão prioridade. Não mais que duas propostas da mesma instituição serão consideradas de cada vez. Nenhuma instituição poderá receber mais do que três subsídios no total.