O Comité do Programa aceitará propostas que lidam com as seguintes necessidades:

a) Projetos específicos para melhorar acesso e serviços, através do preparo de guias de coleção, de pesquisa, ou da catalogação de acervos. Projetos concentrados na catalogação ou controle bibliográfico devem descrever claramente a natureza dos registros bibliográficos, catálogos bibliotecários, ou guias de ajuda que serão implementados. Para coleções de material bibliotecário, os requerimentos devem justificar o formato proposto para os registros. Registros no formato MARC, que se estabeleceu como o mais comum padrão internacional, são preferidos. Instituições propondo a criação de catálogos em formatos fora do padrão, por exemplo, aqueles geralmente associados ao programa Micro-ISIS, devem explicar sua escolha. Já que bons programas bibliográficos de software são facilmente acessíveis, o Comité do Programa não irá, como regra, subsidiar custos de programação ou outras atividades associadas com a criação de novos catálogos automatizados ou sistemas.

b) Projetos específicos para reformatação de materiais comprometidos, particularmente através da microfilmagem de preservação ou digitalização.

Microfilmagem

Projetos para microfilmagem de preservação devem demonstrar expertise local ao produzirem microfilmes com qualidade de arquivo, incluindo a utilização de objetivos e provisões para controle bibliográfico. Condições de armazenamento dos negativos originais também devem ser descritas. Se o trabalho de microfilmagem for feito por uma empresa externa, favor providenciar provas da competência desta empresa para observar os padrões de microfilmagem de arquivos.

Para projetos de microfilmagens, favor indicar se estão dispostos a permitir o próprio Programa, ou uma agência externa identificada pelo Programa, a preparar ou comprar (a preço de custo) duplicatas de negativos e cópias positivas de filmes completos para armazenamento e consulta, mas não para venda adicional dentro dos Estados Unidos. (A resposta a esta questão não afetará a avaliação da proposta pelo Comité do Programa).

Digitalização

Projetos baseados em escaneamento são atraentes pela promessa acesso amplamente facilitado a materiais muitas vezes raros. Entretanto, digitalização é uma tecnologia que é tão nova quanto complexa. Propostas para escanear materiais devem portanto fornecer planos de trabalho claros e completos que preencham todos os seguintes requisitos:

1. critério de seleção do material a ser escaneado;

2. um panorama de consideraões técnicas incluindo resolução de escaneamento, bit depth, esquemas de compressão, formatos de imagem, critério para reconhecimento óptico de caracteres, etc;

3. uma explicação da metadata descritiva e técnico-administrativa, incluindo o esquema a ser utilizado;

4. planos para como os arquivos digitais serão enviados para uso (via CD-ROMs, através da internet, utilizando arquivos ou derivando versões delivery antes ou em movimento, etc.);

5. a indicação de como os arquivos digitais serão manuseados e mantidos através do tempo.

Para um panorama útil de planejamento de projetos de digitalização, consultar Moving Theory Into Practice: Digital Tutorial (Cornell University, 2000-2003). Este documento está disponível em inglês, espanhol e francês.

c) Projetos específicos de conservação, incluindo limpeza, conserto, restauração, encadernação, e re-alojamento de materiais danificados.

d) Assistência têcnica específica e a curto-prazo como elemento de projetos para melhorar operações e serviços. (Avaliações ambientais, avaliações de microfilmagem de preservação feita localmente para assegurar o cumprimento de padrões internacionais, consultoria quanto a normas para descrição de arquivos ou acesso bibliográfico, etc.).

e) Oportunidades de treinamento específico como parte de projetos para melhorar operações e serviços. (Presença em workshops ou cursos de curta duração sobre administração de bibliotecas ou arquivos, preservação, controle bibliográfico, tecnologias de informação eletrônica, etc.)

Esta lista tem mais a intenção de sugerir do que de esgotar a extensão de categorias de projetos e possibilidades. Candidatos em potencial são estimulados a contatar o presidente do Comitê do Programa para analisar outras necessidades. Todos os requerimentos devem indicar a meta programática que recursos específicos irão suprir, descrevendo minuciosamente os meios e fins do projeto, e como os dois estão conectados. Por exemplo, candidatos com propostas de melhorar o acesso a suas coleções através da criação de um guia de acervo, e que precisem de um computador para preparar o guia, devem explicar todo o contexto de sua solicitação ao invês de simplesmente pedir um computador.

Propostas solicitando fundos para a compra de computadores devem, sempre que possível, fornecer documentação para preços locais de hardware e software. O Comitê do Programa supõe que a maioria dos projetos não necessitem dos computadores mais potentes do mercado. Propostas que precisem de computadores com capacidades especiais devem justificar detalhadamente suas necessidades.

O Programa não dará cobertura às despesas de orçamento de uma instituição. Custos com funcionários não serão passíveis de obter ajuda. Subsídios não devem ser usados para adquirir novos itens ou coleções. Recursos oferecidos não podem ser aplicados para despesas gerais ou administrativas.

O Programa está particularmente preocupado em preservar e melhorar o acesso a materiais raros, únicos ou danificados. Repositórios pequenos e com financiamento inadequado são especialmente encorajados a se candidatarem. Instituições mais estabelecidas são estimuladas a incorporar contribuições de terceiros em suas propostas.

Subsídios serão em média entre US$5,000 e 10,000.