A. Instituições elegíveis podem entrar em contato com o Presidente do Comitê do Programa para analisar idéias e propostas, ou podem apresentar diretamente um formulário de requerimento. Favor enviar toda correspondência para:

Dr. Dan Hazen

Associate Librarian of Harvard College for Collection Development

140 Widener
Harvard College Library
Cambridge, MA 02138, USA
fax: +1 (617) 496-8704
E-mail: dchazen@fas.harvard.edu

2. Formulários de requerimento necessitam das seguintes informações: (download o formulário de requerimento)

2. 1. Dados básicos sobre a instituição, incluindo a biografia da carreira do diretor, informação sobre o pessoal, descrição do sistema atual de controle bibliográfico e uma estimativa da dimensão do acervo representado dentro deste sistema, os dois mais recentes orçamentos ou pareceres financeiros, e informação da origem e valores de toda ajuda externa recebida nos últimos cinco anos.
   2. Informação sobre coleções e serviços, incluindo requisitos necessários para usuários que desejam consultar as coleções e os nomes (e quando o possível endereço) de pesquisadores que recentemente conduziram pesquisas no local.
   3. A descrição do projeto e um plano de trabalho. O plano de trabalho deve incluir:

Atividades e resultados esperados.

Escala cronolôgica de atividades.

Custos especificados, incluindo contribuições de instituções ou doações que igualem outras.

Um processo de avaliação e critério para balanço de resultados do projeto.

2. 4. Uma declaração de responsabilidade, assinada pelo presidente da instituição, diretor ou superintendente, declarando que a instituição pode contratualmente comprometer-se a cumprir com os termos de qualquer subsídio, que ela irá apresentar periodicamente (geralmente trimestrais) relatórios descritivos e financeiros a respeito das atividades subsidiadas, e que a quebra com os termos do contrato é entendido como justificativa para perda e devolução do subsídio.

Candidatos são convidados a apresentar materiais suplementares como publicações, videocassetes, etc. Uma vez que o Comitê do Programa consiste de seis indivíduos em localidades diferentes, a maioria deste material não será vista por todos os membros. Assim como apéndices extensos provavelmente não serão circulados. Favor seguir os regulamentos sobre a extensão do requerimento.

Favor enumerar as páginas do seu requerimento. Fotocópias e máquinas de fax norte-americanas utilizam papéis que medem ca. 21.cm por 29cm. (8.5 por 11 polegadas). Sempre que possível, favor apresentar requerimentos em folhas deste tamanho. Formulários enviados eletronicamente muitas vezes se tornam problemáticos; não dependa somente deste método para submeter propostas formais. Favor mandar cópias impressas de todos os requerimentos, mesmo aqueles enviados eletronicamente ou via fax.

4. O Diretor da Comissão do Programa irá, se necessário, se corresponder com os candidatos para esclarecer pedidos e para recolher toda a informação requerida. Referências poderão ser contatadas para verificar declarações de necessidade e para avaliar a habilidade de cada repositório de cumprir seus planos.
5. Todas as propostas são reconhecidas após o recebimento. Cópias dos requerimentos completos serão enviadas para todos os membros da Comissão do Programa depois do prazo final. Os requerimentos serão examinados três vezes por ano, no 1^o de maio, 1^o de agosto e 1^o de dezembro. Membros do Comitê do Programa tem cerca de dois meses para avaliar os requerimentos. Os resultados são compilados assim que todas as avaliações tiverem sido retornadas, depois do que os candidatos serão notificados o mais rapidamente possível. Subsídios serão anunciados aproximadamente quatro meses apôs o prazo de entrega de cada requerimento.
6. Subsídios serão concedidos seguindo a recomendação do Comitê do Programa, sujeito a acordos formais entre as instituições recipientes e a Universidade de Harvard. Estes acordos requererão relatórios descritivos e financeiros periódicos. Em casos que não requerem clarificações ou alterações, subsidiados devem receber o primeiro cheque dentro de cinco meses apês o prazo de entrega do requerimento. Em alguns casos, o pagamento será dividido em duas parcelas, com o secundo cheque contingente a documentação de progresso satisfatório durante a primeira fase do projeto.

Espera-se que três cópias de qualquer publicação ou guia resultando de um subsídio seja disponibilizado para o Comitê do Programa.