El rico patrimonio documental de Latinoamérica es esencial para ellos que desean entender la cultura e historia de la región. Sin embargo, esta herencia está en riesgo. La región cuenta con decenas de bibliotecas y archivos bien-organizados y apoyo económico. Pero en demasiados casos, materiales únicos o escasos están en catálogos que carecen de los recursos para preservarlos o hacerlos disponible para académicos.

La Fundación Andrew W. Mellon ha afrontado este problema mediante el “Programa para Bibliotecas y Archivos de Latinoamérica”, una iniciativa establecida en el 1996 con la ayuda del Centro de Estudios de Latinoamérica David Rockefeller de la Universidad de Harvard. El propósito del programa es fortalecer la práctica de investigación en los estudios Latinoamericanos, a través de una serie de pequeñas becas a bibliotecas y archivos que necesitan fondos especiales para poder mejorar las condiciones en las cuales mantienen sus colecciones o para expandir el acceso a las mismas. Las becas se otorgan en respuesta a solicitudes formales, las cuales se juzgan competitivamente. Becas individuales son en promedio, de US $10,000 a $15,000.


--------------------------------------
I. Instituciones Elegibles
Becas se limitan a bibliotecas y archivos en Latinoamérica.

Instituciones elegibles deben hacer sus colecciones disponibles a todos estudiantes y académicos cualificados.

Solo serán consideradas propuestas que encaminen las necesidades de colecciones con valor para investigadores. Estas colecciones consistirán de recursos principales, como manuscritos, documentos, periódicos, fotografías, mapas, tesis y panfletos. Colecciones generales de biblioteca no serán elegibles para becas, al igual que colecciones de objetos de arte, historia natural, o cultural material. En caso de duda, por favor contactar el Director del Programa.

Propuestas basadas en colecciones fotográficas deben claramente documentar la importancia de la colección mediante un resumen detallado de la colección y una evaluación de su valor para la investigación. Para colecciones fotográficas que no han sido inventariadas, el Comité del Programa considerará becas pequeñas para asistir a las instituciones a evaluar sus colecciones. Dado a las demandas técnicas y el costo de proveer descripciones gráficas y preservar materiales fotográficos, propuestas basadas en estas actividades deben demostrar un conocimiento completo de las ‘mejores prácticas’ más corrientes.

El apoyo del Programa está limitado a un máximo de US $30,000 durante el proyecto entero, independientemente de su duración. La mayoría de los proyectos deberían ser completados en un año, y solo algunos pocos deberían tomar más de dos años para completar.
Cada institución es elegible para recibir solo una beca del Programa a la vez. Ya terminado un proyecto, la institución es elegible para solicitar de nuevo. Se le dará prioridad a almacenes/repositorios que no han recibido ayuda del Programa. No más de dos propuestas de la misma institución se considerarán a la vez. Ninguna institución puede recibir más de tres becas en total.

-----------------------------------
II. Proyectos Elegibles

El Comité del Programa aceptará propuestas que traten con los siguientes temas:

a) Proyectos específicos para mejorar el acceso y servicio a las colecciones, mediante la preparación de guías de colección, ayudas de búsqueda o la creación de un catálogo. Proyectos que enfocan en catalogar o en control bibliográfico deben claramente describir los archivos, el catálogo o ayudas de búsqueda que se creará. Para colecciones de materiales de bibliotecas, solicitudes deben justificar el formato propuesto para los archivos. Archivos en el formato MARC, el cual se ha establecido como el estándar mundial, serán preferidos. Las instituciones que propongan crear catálogos en otros formatos, por ejemplo, esos asociados con el programa Micro-ISIS, deberían explicar su decisión. Ya que paquetes informáticos para bibliotecas se encuentran con facilidad, el Comité del Programa generalmente no pagará los gastos de programación y otras actividades asociadas con la creación de catálogos automáticos.

b) Proyectos específicos para reformatear materiales en peligro, particularmente a través de la preservación digital o por microfilm.

Microfilm

Proyectos que intenten la preservación mediante el microfilm deben demostrar conocimiento especializado local en la producción de microfilm. Preparativos para la almacenación de negativos también deben ser descritos. Si el trabajo será hecho por una empresa independiente, favor proveer evidencia de la capacidad de la compañía para crear microfilm.

Para proyectos de microfilm, favor indicar si está dispuesto a permitir al Programa, o una agencia independiente identificada por el Programa, preparar o comprar copias de los negativos y copias positivas de la cinta fotográfica para almacenar y consultar en el futuro. (La contestación a esta pregunta no afectará la evaluación del Comité a su propuesta.)

Preservación Digital

Los proyectos basados en escanear son atractivos ya que expanden el acceso a materiales de investigación. Sin embargo, la tecnología es nueva y compleja. Propuestas para escanear materiales deben proveer planes claros y completos que preparen para las siguientes posibilidades.

1. El criterio de selección de materiales.

2. Una explicación de las consideraciones técnicas, incluyendo la resolución del escáner, […]

3. Una explicación de la meta data técnica y administrativa, incluyendo los esquemas que se usarán.

4. Planes para como se transportarán los archivos digitales (mediante CD-ROM, por el Internet, etc.)

5. Una indicación de cómo los archivos digitales se mantendrán a través del tiempo.

Para un ejemplo de un esquema de organización para proyectos de preservación digital, vea Moving Theory Into Practice: Digital Imaging Tutorial (Cornell University, 2000-2003), http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial. Este documento está disponible en Inglés, Español y Francés.

c) Proyectos específicos de conservación, incluyendo limpieza, reparación, restauración y encuadernación de materiales.

d) Ayuda técnica a corto plazo como parte de proyectos para mejorar operaciones y servicios. (Evaluaciones del medioambiente y de microfilm producido localmente para asegurar cumplimiento con estándares internacionales, consultorías que tengan que ver con descripción de los archivos o de acceso a la biblioteca, etc.)

e) Oportunidades específicas de entrenamiento como parte de proyectos para mejorar operaciones y servicios. (Asistencia en talleres o cursos cortos de administración bibliotecaria, preservación, control bibliotecario, tecnología de información electrónica, etc.)


Este resumen pretende solo sugerir y no agotar las posibilidades de proyectos posibles. Se les urge a solicitantes potenciales contactar al Director del Programa para explorar otras necesidades que puedan tener. Todas las solicitudes deben indicar las objetivas del proyecto y como se lograrán con el apoyo del Programa. Se debe también describir el propósito del proyecto y como los dos están relacionados. Por ejemplo, solicitantes proponiendo mejorar el acceso a sus colecciones mediante la creación de una guía de colecciones, los cuales necesitan una computadora para prepara la guía, deben explicar el contexto completo de su propuesta, en vez de solo pedir una computadora.

Propuestas pidiendo fondos para comprar computadoras deben, cuando posible, proveer documentación para precios de hardware y software. El Comité del Programa espera que la mayoría de proyectos no requieran las computadoras más poderosas. Propuestas requiriendo alguna computadora con capacidad especial deben justificar la necesidad.

El Programa no cubrirá los gastos de operación de una institución. Los gastos de empleados no son elegibles para becas. Fondos tampoco pueden ser usados para adquirir nuevos artículos o colecciones. Becas no se pueden usar para gastos administrativos.

El Programa se preocupa particularmente con preservar y mejorar el acceso a materiales escasos o únicos. Almacenes pequeños y sin suficientes fondos deben solicitar. Se urge que instituciones ya establecidas incorporen contribuciones con sus propuestas.

Las becas promedian US $10,000 a $15,000.
-------------
III. Procedimiento de Evaluación
El Comité del Programa evaluará y clasificará todas las propuestas completas. Las decisiones de proveer fondos se basarán en las clasificaciones competitivas, los fondos disponibles y el intercambio de documentos formales entre la Universidad de Harvard y las instituciones recipientes.
--------------------
IV. Como Solicitar

Toda institución elegible puede contactar el Comité del Programa para explorar ideas y propuestas, o puede someter una solicitud directamente. Favor de enviar toda la correspondencia a:


Dr. Dan Hazen
Associate Librarian of Harvard College for Collection Development
140 Widener
Harvard College Library
Cambridge, MA 02138, U.S.A.
Fax: (617) 496-8704
E-mail: dchazen@fas.harvard.edu

Las solicitudes requieren la siguiente información:

1. Data básica sobre la institución, incluyendo la biografía del director, información sobre el personal, una descripción del sistema para control de la biblioteca y un estimado de la proporción de la colección representada en el sistema, los dos presupuestos más recientes e información sobre las fuentes y las cantidades de ayuda económica recibidas durante los últimos cinco años.

2. Información sobre colecciones y servicios, incluyendo requerimientos para patrones que desean consultar la colección y los nombres de académicos que han usado la colección recientemente.

3. Una descripción del proyecto y un esquema. El esquema debería incluir:

Actividades y resultado esperado
Un calendario para el proyecto
Costos detallados, incluyendo contribuciones institucionales
Criterio para la evaluación del proyecto y sus resultados

4. Una declaración de responsabilidad, firmada por el presidente, director o jefe ejecutivo de la institución, afirmando que la institución puede cumplir con los términos de la beca, que presentará reportes financieros y narrativos periódicamente y que el no cumplir con estos términos es equivalente a la pérdida de la beca y la devolución de fondos.
Solicitantes deben someter materiales adicionales como publicaciones, videocasetes, etc. Sin embargo, ya que el Comité del Programa consiste de seis individuos en lugares diferentes, estos materiales probablemente no se evaluarán por todos los miembros del Comité. Por favor respete la guías con respeto a lo largo de la solicitud.

Favor enumerar las páginas de la solicitud. Las máquinas de fotocopia y faz de Norteamérica usan papel que mide 21.5 cm. por 29 cm. (8.5 in. Por 11 in.). Cuando posible, favor someter solicitudes en papel de este tamaño. Solicitudes mandadas electrónicamente usualmente resultan problemáticas. Favor no depender enteramente en este método para someter propuestas formales. Favor mandar copias en papel de todas las solicitudes, incluyendo ellas que hayan sido sometidas electrónicamente o por fax.

C. Si es necesario, el Director del Programa corresponderá con solicitantes para clarificar reclamos y para coleccionar toda la información requerida. Referencias serán contactadas para verificar declaraciones de necesidad y para evaluar la capacidad de cada repositorio para llevar a cabo el proyecto.

D. Todas las propuestas serán reconocidas cuando se reciban. Solicitudes completadas serán copiadas y mandadas a todos los miembros del Comité del Programa después de la fecha apropiada. Solicitudes serán revisadas tres veces al año, el primero de mayo, el primero de agosto y el primero de diciembre. Los miembros del Comité tienes dos meses para evaluar las propuestas. Los resultados son compilados tan pronto que las evaluaciones han sido devueltas, y se les informa a los solicitantes lo más pronto posible. Se les informará sobre las becas aproximadamente cuatro meses después de la fecha límite de entrega.

E. Las becas se otorgarán por recomendación del Comité del Programa, y están sujetas a aprobación formal entre la institución y la Universidad de Harvard. Estos acuerdos requerirán reportes financieros y narrativos periódicos. En los casos que no requieran cambios o clarificaciones a la solicitud, los becados recibirán el primer cheque después de cinco meses de la fecha límite de entrega de la solicitud. En varios casos, el pago de fondos se dividirá en dos plazos, con la entrega del segundo cheque dependiendo del progreso satisfactorio durante la primera fase del proyecto.

Se espera que tres copias de cada publicación o guía resultante de la beca se le hagan disponibles al Comité del Programa.